Devenez un assistant virtuel performant et compétitif

Le télétravail est un domaine qui se développe de plus en plus. Parmi les métiers d’avenir, on peut découvrir le travail d’assistant virtuel. Cependant, ce métier reste pour beaucoup assez obscur. Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ? Quelles sont les compétences nécessaires ? Et quels sont les services proposés ?

Définition d’un assistant virtuel ?

L’assistant virtuel ou assistant personnel à distance est un métier assez récent dans le monde du travail. En effet, il y a de cela encore quelques années, les entreprises avaient des secrétaires dans leurs locaux pour gérer l’administratif et le quotidien de l’entreprise. Cependant, de plus en plus de petites entreprises ont vu le jour et l’externalisation des tâches est devenue plus fréquente. Le fait de prendre un assistant virtuel est aussi pour beaucoup un moyen de faire de grosses économies en termes de coût.

Concrètement donc, un assistant virtuel gère à distance toutes les tâches anciennement destinées aux secrétaires mais pas uniquement. En plus de faire les courriers, gérer les appels, bref s’occuper du secrétariat, un assistant virtuel peut aussi s’occuper des sites internet de l’entreprise, de la comptabilité, de l’interface clients et de bien d’autres choses. Le maître mot pour un assistant virtuel est donc la polyvalence.

Quels sont les services d’un assistant virtuel ?

Les assistants virtuels sont donc le plus souvent des entrepreneurs polyvalents qui proposent tout une gamme de services divers afin de faciliter le quotidien des entreprises et des autos entrepreneurs qui font appellent à eux. Concrètement, une personne se lançant seule dans une activité est bien souvent débordée par le côté administratif, c’est aussi le cas pour les petites structures qui débutent et n’ont pas forcément les moyens de prendre une personne à plein temps.

L’assistant virtuel pourra donc proposer des prestations comme le suivi clientèle et devenir l’interlocuteur privilégié avec les clients, fournisseurs et collaborateurs, faire de la saisie de données, la création de courriers, le classement des dossiers et papiers, la réception d’appels, la transcription des réunions, messages ou encore de mails, répondre aux clients par mail ou par téléphone, s’occuper des rapports, gérer des réservations restaurant ou hôtel, etc.

Mais il est aussi possible de trouver des assistant virtuels plus spécifiques et qui pourront en plus de leurs tâches habituelles s’occuper de la création d’articles internet, de gérer les réseaux sociaux, de créer et suivre des événements pour le compte de l’entreprise, filtrer les commentaires internet, faire la création de site, faire de la traduction de dossier ou lors de Visio conférence, etc.

Quelles sont les qualités d’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel doit avoir des compétences de base afin de prouver ses qualités à ses futurs clients. Il est important dans un premier temps, de par le métier, d’avoir de bonnes connaissances informatiques, mais aussi une grande aisance en communication que ce soit par écrit ou à l’oral.

Il faut aussi avoir un grand sens de l’organisation et du service client. Mais surtout, il doit être autonome et apte à intervenir de manière rapide sur chaque mission qui lui est proposée.

Un assistant virtuel qui intervient de manière ponctuelle doit aussi s’avoir s’adapter rapidement et savoir prospecter les futurs clients.

Savoir parler des langues étrangères est aussi une qualité qui à l’heure d’aujourd’hui peut s’avérer intéressante.

Quelle est la formation d’un assistant virtuel ?

En soi, la fonction d’assistant virtuel n’est pas réglementée. Ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme afin de pouvoir prétendre à cette activité.

Cependant, afin d’avoir de la crédibilité face aux futurs clients, il existe diverses formations qui se soldent par un diplôme et qui assurent donc l’apprentissage des bases de ce métier. On peut ainsi parler des formations de secrétariat, bac pro administratif, etc.

Vous pouvez aussi vous former selon certaines compétences exclusivement, comme en informatique ou en langues.

Comment trouver sa clientèle ?

Avant de trouver les premiers clients, il est important de savoir quel statut choisir pour lancer l’activité.

En effet, si le statut choisi est celui d’auto-entrepreneur ou encore en portage salarial, le plus rapide sera de vous inscrire sur des plateformes de freelance afin d’être rapidement en contact avec des missions et des clients. Vous pouvez aussi créer un site sur votre activité afin de vous rendre visible sur internet et de partager avec vos futurs prospects l’avis de vos clients actuels ou passés.

Il est également possible de passer par des entreprises spécialisées qui proposent des clients selon le profil et les compétences des profils dont ils disposent. Ce statut peut être salarié.

Que peut-on faire pour se démarquer en tant qu’assistant virtuel ?

Si le métier d’assistant est récent, il n’en reste pas moins un milieu professionnel avec de la concurrence. Pour réussir à se démarquer, il est important d’avoir une bonne réputation.

Cela semble assez facile à dire, cependant, pour les débutants cela peut très vite devenir difficile.

En premier lieu, il peut être bon pour une bonne réputation de choisir des missions assez simples et peu rémunérées afin d’obtenir de bons retours avant de se lancer dans des tâches plus complexes qui requièrent plus de temps et de compétences.

Il est aussi important de continuer à se former aux nouvelles techniques afin de toujours pourvoir assurer d’être au top et surtout à jour face aux différents changements sur le marché du travail.

Être assistant virtuel est certainement l’un des métiers qui va le plus se développer dans les prochaines années, il est bon donc de toujours se mettre à jour sur ce sujet.